En el ecosistema corporativo uno de los desafíos más persistentes y, a menudo, subestimado, es el control de los gastos y la gestión eficiente de fondos. Estas partidas, aparentemente menores en comparación con grandes inversiones o costos operativos, se convierten en una fuente constante de fugas financieras si no se gestionan de manera adecuada.
El problema radica en su naturaleza. Muchos gastos incluyen comidas, viajes, alojamientos y eventos destinados a fortalecer relaciones comerciales o representar a la empresa ante terceros. Aunque necesarios, estos desembolsos no tienen un control riguroso, en parte porque ocurren fuera de los procesos operativos más formales. En un entorno empresarial donde cada peso cuenta, especialmente en contextos inflacionarios, no tener una supervisión eficaz puede erosionar significativamente la rentabilidad de las compañías.
Una gestión deficiente de los gastos corporativos se manifiesta de diversas maneras, acorde a como es la operación de cada empresa. Pero desde Kuru notamos patrones que se presentan con mayor frecuencia en las compañías:
- Envío de fondos destinados a gastos corporativos a cuentas personales de los colaboradores.
- Utilización de tarjetas personales de los empleados para afrontar gastos corporativos.
- Uso del dinero de la compañía fuera de horarios y días laborales.
- Compras en rubros o por conceptos no permitidos.
- Comprobantes extraviados, dañados o con información incongruente respecto al gasto reportado
Adicionalmente, muchos de estos inconvenientes derivan en fricciones con los empleados ya que los errores, gastos mal ejecutados o los gastos que no corresponden con la política de la empresa, generan ajustes o descuentos del salario en el colaborador, provocando malestar en ambas partes.
¿Por qué son tan difíciles de controlar? El principal desafío en estos gastos radica en su flexibilidad. A diferencia de los costos fijos, como los salarios o el alquiler, algunos gastos son variables y muchas veces imprevisibles. Además, tienden a estar vinculados a decisiones individuales, como una reunión improvisada o la elección de un restaurante para un almuerzo corporativo. Sin límites claros, estos gastos pueden salirse de control, especialmente cuando no hay políticas internas bien definidas.
Otro factor que complica su gestión es la falta de herramientas tecnológicas apropiadas. Muchas empresas aún dependen de sistemas manuales para el reembolso de viáticos o el registro de gastos, lo que no solo incrementa la posibilidad de errores, sino que también dificulta el análisis de patrones y tendencias a lo largo del tiempo, destinando anualmente entre 200 y 400 horas en estos procesos administrativos.
Por ejemplo, equipos comerciales, que frecuentemente realizan gastos en combustibles, almuerzos y otros viáticos, destinan de 1 a 2 horas semanales en la rendición de sus gastos. Esto representa un 5% de su tiempo laboral, tiempo que podría dedicarse a su actividad principal. Además, en empresas con una alta proporción de empleados que rinden gastos, se requiere al menos una persona de administración por cada 25 colaboradores, cuyo trabajo es exclusivamente gestionar rendiciones y procesos relacionados.
Aunque estos gastos que realizan los colaboradores representan una fracción del presupuesto total, su acumulación tiene un impacto significativo. Para compañías que cuentan con grandes equipos comerciales, o con cantidades importantes de personal trabajando de forma descentralizada, puede representar el 2% del total de gastos de la compañía. Una mala gestión genera costos ocultos, como pagos duplicados, gastos excesivos en categorías no esenciales o incluso fraudes internos. Este descontrol no solo afecta las finanzas, sino también la transparencia de las operaciones, dificultando auditorías internas y externas.
¿Qué pueden hacer las empresas? Vemos que las industrias donde estamos encontrando mayor tracción son: farma, minería, oil & gas, logística, y servicios profesionales. Aunque el impacto de los gastos corporativos varía según el tamaño de la organización:
- Pequeñas y medianas empresas: El principal desafío es acceder a medios de pago corporativos. Las tarjetas de crédito bancarias suelen ser limitadas o insuficientes para las necesidades operativas, obligando a los empleados a utilizar sus cuentas personales. Esto genera contingencias y riesgos fiscales para ambas partes.
- Grandes empresas: El principal problema es el control, ya que el volumen de personas realizando gastos descentralizados aumenta considerablemente. Los flujos de dinero involucrados son significativos en comparación con otros costos operativos, lo que requiere sistemas robustos para prevenir abusos o errores.
En el contexto argentino, donde la inflación y las fluctuaciones del tipo de cambio son moneda corriente, los gastos de representación pueden volverse aún más difíciles de prever y ajustar. Un viaje al exterior, por ejemplo, puede implicar costos en dólares que se disparan en cuestión de semanas, impactando directamente en el flujo de caja de la empresa.
En términos tecnológicos, las herramientas digitales pueden marcar una gran diferencia. Aplicaciones y plataformas que permiten registrar, monitorear y analizar gastos en tiempo real ofrecen un nivel de visibilidad que los métodos tradicionales simplemente no pueden igualar. Además, estas soluciones suelen integrarse con sistemas de gestión empresarial más amplios, facilitando el seguimiento y la toma de decisiones basada en datos.
* Luis Ariel Peralta Aliano es CCO de Kuru.
por Luis Ariel Peralta Aliano
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