En un contexto donde las empresas buscan operar con agilidad, eficiencia y trazabilidad, la gestión de viáticos sigue siendo uno de los procesos más engorrosos y burocráticos del mundo corporativo. Mientras otras áreas avanzan hacia la transformación digital, este aspecto clave de la operativa diaria continúa anclado en planillas de Excel, tickets impresos y circuitos manuales que ralentizan los flujos de trabajo y desgastan al equipo.
¿Por qué seguimos arrastrando estas ineficiencias? En muchas organizaciones, los sistemas de rendición de gastos fueron diseñados con un único foco: el control. Pensados por áreas de administración y compliance, estos procesos olvidaron por completo a quien más los padece: el colaborador. Es decir, la persona que debe rendir gastos tras una jornada de trabajo o en medio de un viaje laboral, mientras cumple sus tareas y lidia con tiempos ajustados.
El resultado es conocido: empleados que deben imprimir comprobantes, completar formularios, escanear, enviar, esperar aprobaciones, volver a cargar datos y justificar cada peso gastado. Este proceso no solo consume tiempo y energías, sino que desalienta la formalidad, retrasa reembolsos y empuja a soluciones informales que terminan afectando la trazabilidad que tanto se busca preservar.
Una lógica centrada en el usuario
En vez de imponer herramientas administrativas, desde Kuru decidimos dar un giro total, nos propusimos escuchar primero al usuario. Cada funcionalidad que desarrollamos nace como una hipótesis, se prueba en ciclos breves con usuarios reales y solo después se escala. Este enfoque, heredado del desarrollo ágil, evita inversiones innecesarias en sistemas que nadie quiere usar y permite construir soluciones que evolucionan con las verdaderas necesidades del negocio.
Lejos de lo que se piensa, la innovación no choca con el control: lo potencia. Validar cada paso, diseñar desde la empatía y reducir fricciones son estrategias que mejoran la adopción de las herramientas, reducen el error humano y permiten auditar todo el proceso en tiempo real. ¿Por qué seguir construyendo soluciones para “colaboradores” cuando podríamos estar diseñando para “usuarios”?
Design Thinking para las finanzas
Si el e-commerce y la logística reinventaron por completo su vínculo con el usuario, ¿por qué no hacer lo mismo con las finanzas corporativas? Aplicar pensamiento de diseño, creatividad y empatía a los procesos financieros permite salir de la lógica vertical e imponer una mirada horizontal, centrada en quienes viven los procesos día a día.
Por eso, diseñamos una solución que funciona desde WhatsApp: una plataforma cómoda, conocida y sin fricciones. No hacía falta una nueva app: hacía falta entender que el tiempo del colaborador es valioso y que rendir gastos no debería convertirse en una carga. Resolver desde donde ya están —sin descargas ni aprendizajes adicionales— es parte del diseño centrado en el usuario.
Más eficiencia, sin perder control
Uno de los errores más comunes en la gestión tradicional de viáticos es exigir tiempo que los equipos no tienen, para procesos que no comprenden. Esto genera tensión, pérdida de foco operativo y, lo que es más grave, un costo oculto que rara vez se mide con claridad.
Persiste una creencia equivocada en muchas áreas financieras: que innovar es renunciar al control. La realidad es exactamente la contraria. Hoy existen herramientas que registran cada transacción en tiempo real, que automatizan aprobaciones y que permiten auditar sin agregar burocracia. El problema, entonces, no es técnico: es conceptual. Nace de una lógica centrada en la planilla y no en la persona.
La solución no pasa por digitalizar lo que ya no funciona. Pasa por repensar todo el proceso desde cero, con foco en las personas. Porque en un mundo donde nadie quiere perder tiempo en trámites innecesarios, diseñar para la eficiencia también es diseñar para la experiencia.
Juan Pablo Picasso, Chief Information Officer & Co-Founder de Kuru
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