En un abrir y cerrar de ojos estamos en diciembre. El último mes del año llega repleto de compromisos, plazos por cumplir, presión de cerrar ciclos, urgencias y obligación de resolver pendientes que fuimos postergando durante el año. La American Psychological Association (APA) ha informado consistentemente que los niveles de estrés aumentan en diciembre debido a la carga laboral, la presión por cumplir con metas de fin de año y las demandas personales como los preparativos para las fiestas.
A pesar de que esto es algo que, en alguna medida, todos vivimos, aquellas personas que tienen dificultad para organizarse y gestionar de forma eficiente su tiempo, suelen experimentar en este período muchísimo más estrés, ansiedad y frustración. En estos casos, el no haberse ordenado de forma consistente durante el año los obliga a enfrentar las consecuencias, teniendo que resolver a último momento con una cuota de exigencia y malestar asociado muchísimo mayor que si lo hubieran hecho de forma estratégica y gradual durante los doce meses.
¿Por qué la habilidad de organización y gestión del tiempo es crítica en el mundo laboral actual?
Hoy, laboralmente, nos enfrentamos a una cantidad sumamente elevada de estímulos y desafíos. Solemos tener que dar respuesta a diferentes temas o tareas con una rapidez que muchas veces abruma. En este contexto es necesario tener presente que el tiempo es uno de los recursos más valiosos que tenemos y aprender a utilizarlo de forma estratégica es la gran clave para poder dar respuesta a todos esos desafíos sin padecer o sentirnos quemados. Cabe aclarar que gestionar de modo eficiente el tiempo no es el equivalente a “hacer rápido” ni “hacer mucho”, sino que tiene que ver con hacer lo que hay que hacer en el tiempo que la tarea realmente demanda.
¿Y qué significa utilizar el tiempo de forma estratégica?
Quiere decir que debemos decidir inteligentemente en qué lo invertimos. Preguntarnos por ejemplo: ¿cuál es mi planificación semanal? ¿en qué se relaciona la tarea X que tengo que hacer con los objetivos definidos? ¿cuánto tiempo debo destinar a cada tarea? ¿cuáles son las tareas prioritarias y cuáles las accesorias? ¿qué elementos o actividades me distraen y me desenfocan llevándome a dejar trabajos por la mitad?
Está comprobado que si la persona logra construir un sistema de organización y gestión de su tiempo que le sea efectivo, su nivel de productividad aumenta (resuelve mejor) y su calidad de vida mejora (se siente emocionalmente más estable). No es ninguna novedad lo que digo: cuando uno se siente estresado, agotado y no sabe para dónde salir corriendo del caos que lo rodea, es casi imposible que se sienta satisfecho.
Las personas que no saben organizarse con lo que tienen que hacer, frecuentemente son también personas que procrastinan, es decir, dejan para después una tarea que les corresponde hacer ahora. Esta época del año forma un cuello de botella en estos casos, porque todo lo postergado claramente se ha ido acumulando y ya no hay más tiempo hacia adelante para seguir postergando. Si bien es cierto que el 2 de enero el mundo sigue girando, hay proyectos, entregas, cierres que deben ocurrir este año. Las conductas de procrastinación atentan seriamente con el nivel de productividad y con la autopercepción de capacidad que la persona construye.
¿Cuáles son los errores más comunes al intentar gestionar el tiempo?
Creo que hay cuatro ideas erróneas que las personas tienen en relación a esto.
La primera es plantearse desafíos o tareas poco realistas; si algo es excesivamente complejo o ambicioso es poco probable que se pueda cumplir con ello.
La segunda es no poder identificar el caracter prioritario de ciertas tareas por sobre otras. Dicho de modo sencillo: no todo es para ya ni todo es igual de relevante. Si uno quiere armar una buena planificación (que es la base de cualquier sistema de gestión del tiempo) debe poder priorizar.
La tercera es pretender hacer muchas cosas al mismo tiempo. El perfil multitasking no funciona; lejos de optimizar el tiempo, lo perdemos entrando y saliendo de las tareas mil veces.
La cuarta idea es la de pretender que existe un momento mejor que el actual para hacer algo. Esperar tener la cantidad o calidad de tiempo ideal para avanzar en una actividad es una gran barrera. No importa hacerlo perfecto ni en el momento ideal, importa hacerlo, aunque sea un pequeño paso.
¿Qué papel juega la tecnología en la mejora de la organización personal?
Hoy existen muchísimas herramientas digitales que nos ayudan a gestionar mejor nuestro tiempo. Hay algunas que nos permiten armar una planificación clara y visual. Hay otras que facilitan el manejo del flujo de trabajo, es decir, el control sobre el avance real que estoy teniendo en las tareas o actividades, para evaluar el progreso. También hay recursos tecnológicos para controlar los factores distractores. Si bien no todas las personas tienen la misma receptividad para el uso de estas herramientas, es necesario que sepan que existen y que, la mayoría de las veces, facilitan y agilizan mucho el trabajo.
¿Qué es posible hacer realmente en este momento del año para organizarse y no vivirlo con tanto estrés?
Les comparto 5 claves para intentarlo:
1- Tener una mirada realista sobre lo pendiente. Es altamente probable que lo que no pudiste hacer en 12 meses no puedas resolverlo en 2 semanas. Entonces, seleccioná estratégicamente para hacer aquello que tenga un impacto más directo en el o los objetivos que te habías propuesto para el 2024.
2- Armar una planificación quincenal. Suelo recomendar hacer una planificación semanal pero en este momento del año me parece mejor armar una planificación quincenal, habiendo previamente definido y priorizado las tareas pendientes. Al finalizar la primera semana revisá tu avance y ajustá la planificación de la segunda semana en base a eso.
3- Aumentar los descansos y reducir los tiempos de dedicación. Dado que tu cansancio a esta altura del año es mayor, no te propongas períodos de tiempo extendidos de dedicación a una tarea. Sumado a eso, programate más descansos de lo habitual.
4- Delegar lo posible. Preguntate si no te es posible delegar algo en otra persona. Seguramente no todas las tareas requieran de tu dedicación.
5- Evitar resignar actividades placenteras. Suele ocurrir que cuando no tenemos tiempo, las actividades recreativas son las primeras que recortamos. Si te sentís agotado y/o estresado, quitarle a tu mente esas actividades que “le dan aire” solo empeoraría la situación.
Constanza Hoffman
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por CEDOC
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